Het archief van de gemeente Utrecht wordt per 1 januari 2017, als één van de eerste grote gemeenten in Nederland, volledig digitaal beheerd en bewaard. De dienstverlening en administratie worden hiermee ook volledig digitaal ingericht. Utrecht sluit met de digitale vervanging van het archief een tijdperk van 650 jaar aan papieren archivering af.
Door het besluit van het college worden documenten vanaf 1 januari 2017 louter digitaal gearchiveerd. Een papieren origineel dat binnenkomt wordt gescand en daarna vernietigd. Alleen het digitale document wordt opgeslagen. Hiervoor gelden vanaf 1 januari 2017 nog een beperkt aantal uitzonderingen. Dit gaat met name over papieren documenten die volgens wetgeving nog niet vervangen mogen worden, of die dermate vertrouwelijk zijn dat ze ongezien door moeten naar de behandelaar. Met terugwerkende kracht wordt ook het archief vanaf 1 januari 2013 digitaal beheerd.
Dit besluit is een van de onderdelen in het verbeteren van het digitaal informatiebeheer binnen de gemeente Utrecht. Hiermee is een fundament gelegd om de komende jaren op voort te bouwen en is een belangrijke mijlpaal bereikt om de digitale dienstverlening verder gestalte te geven.
Utrecht sluit met dit besluit aan bij de landelijke ontwikkeling van de digitale overheid, de bevordering van actieve openbaarheid en een transparant openbaar bestuur. Overigens betekent dit besluit niet dat de gemeente niets meer op papier verstuurt. Bewoners zullen altijd nog informatie op papier ontvangen waar dat nog nodig blijft. (deStadUtrecht.nl)
