Momenteel wordt er achter de schermen al druk gewerkt aan de vormgeving, inrichting en vulling van de nieuwe zoeksystemen op de website (Archiefbank en Beeldbank). Men streeft ernaar om rond de jaarwisseling de oude systemen op archief.amsterdam en beeldbank.amsterdam.nl te hebben vervangen door de nieuwe zoeksystemen.
Veranderingen
De nieuwe Inventarissen, Indexen en Beeldbank zullen er in eerste instantie anders uitzien, maar zullen voorzien zijn van vertrouwde functionaliteit voor zoeken en raadplegen. Het gaat om een (tijdelijke) basisvervanging waarin in ieder geval de belangrijkste problemen uit de (verouderde) huidige systemen zijn opgelost.
In deze versie is bijvoorbeeld geen gebruik meer gemaakt van Flash, zodat de website weer toekomstbestendig is. Ook zijn de zoeksystemen nu beter bruikbaar op tablets of telefoons. Een echt nieuwe functionaliteit is dat het mogelijk is om via de website stukken te reserveren voor inzage in de Studiezaal, iets dat ook aan te raden is met het nieuwe depot in Amsterdam Noord. Verder kunt u in het nieuwe systeem de inhoud van alle systemen integraal doorzoeken en is het mogelijk om door alle Indexen tegelijk te zoeken, iets wat nu niet (of alleen met een omweg) kan. Kleinere, maar niet minder belangrijke verbeteringen zijn bijvoorbeeld de manier waarop onze georefereerde kaarten getoond worden in de Beeldbank.
Als deze eerste versie eenmaal staat, zullen we deze in een volgende fase gaan uitbreiden met nieuwe, gewenste functionaliteiten. Te denken valt dan aan het kunnen zoeken door de inhoud van bestanden (en niet alleen door de beschrijvingen), het inrichten van open data services voor hergebruik van onze gegevens en zoeken met behulp van de kaart.
Overgang
We zullen proberen de overgang van de huidige naar de nieuwe systemen zo vloeiend mogelijk te laten verlopen. Toch zal het onvermijdelijk zijn dat u enige hinder kunt ervaren door deze operatie. Het is op dit moment nog te vroeg om precies aan te geven hoe we van de bestaande naar de nieuwe omgeving gaan. Het huidige archief.amsterdam adres zal echter gehandhaafd blijven, en we streven ernaar dat bestaande links naar inhoud in de systemen blijven werken. Alle handleidingen en instructies worden in de komende werken geactualiseerd en toegevoegd aan de nieuwe omgeving. Omdat de planning tot eind van het jaar krap is kan het echter zijn dat bepaalde onderdelen nog niet meteen aanwezig zijn, of dat functionaliteit moet worden aangescherpt.
38.695.576
De grootste uitdaging bij de overgang is om alle scans (op moment van schrijven 38.695.576 stuks) over te zetten naar de nieuwe omgeving. Dit is een enorme klus, omdat het om zo ontzettend veel bestanden gaat en alles compleet over moet komen. Het is meer dan een kopieerslag van A naar B. Na levering van de scans uit ons e-depot worden de scans eerst geïmporteerd naar de nieuwe omgeving, worden er raadpleegafgeleiden gemaakt voor het tonen in de zoomviewer en worden koppelingen gelegd met de metadata. De doorlooptijd is daardoor lang.
Door een onvoorzien technisch probleem zullen we op 1 januari niet alle scans online kunnen hebben. We zijn op dit moment op zoek naar een oplossing waarmee we de overlast kunnen beperken. De scans zullen mogelijk in fases online komen. Maar het kan ook zijn dat we iets later online gaan met de omgeving dan gepland.
