Digitaal archief gemeente Buren met succes gearchiveerd en ontsloten in e-Depot
Van oktober 2017 tot maart 2018 voerde het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) samen met de gemeente Buren en DE REE archiefsystemen een e-Depot pilotproject uit. Het project is een vervolg op een eerdere pilot, waarbij we onderzochten wat er nodig is voor het overbrengen van een digitaal archief. In deze nieuwste pilot is de opgedane kennis met succes in de praktijk gebracht. We hebben digitaal archief van de gemeente Buren opgenomen in het e-Depot én vervolgens beschikbaar gesteld op de website van het RAR.
Wat is een e-Depot?
Een e-Depot is een digitale infrastructuur waarmee digitaal archief wordt beheerd, zodat deze voor de ‘eeuwigheid’ leesbaar, toegankelijk en authentiek blijft. Met een e-Depot bedoelen we het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software. Het e-Depot is landelijk gezien nog volop in ontwikkeling.
Terugblik naar vorig jaar
Het RAR trekt bij het digitaal ontsluiten van archieven samen op met zijn gemeenten en leveranciers van de benodigde hard- en software. In 2017 gebeurde dit in een pilotproject met de gemeente Zaltbommel en het Gelders Archief. Dit project was toen de eerste in zijn soort in Gelderland. Strategische gesprekken en een uitgebreide praktijkgerichte analyse brachten in kaart wat er komt kijken bij het overbrengen van digitaal archief. Hiervoor hebben we een selectie digitaal archief van de gemeente Zaltbommel in het e-Depot geplaatst. De behaalde resultaten gebruikten we als input voor dit nieuwe project.
Hoog leereffect
Met dit project hebben we het volledige proces van overbrengen van digitaal archief naar het e-Depot uitgevoerd. Inclusief de (voor)bewerking in een zogenoemde digitale werkplaats en de beschikbaarstelling van het digitaal archief op de website van de archiefdienst. Vooral dit laatste, het publiceren van digitaal archief in een e-Depot, is in ons vakgebied een absolute mijlpaal.
De werkzaamheden zijn zoveel mogelijk in eigen beheer uitgevoerd. Zo konden medewerkers van de gemeente Buren en het RAR zoveel mogelijk kennis en ervaring opdoen en konden we tot aanbevelingen komen voor de inrichting van het informatiebeheer bij de gemeente Buren. DE REE archiefsystemen faciliteerde de werkzaamheden met de benodigde hard- en software, in de vorm van het softwareprogramma MAIS-Ingest.
Het eindrapport van dit project kunt u lezen op de website van het RAR.
