Voor stamboomonderzoekers zijn gezinskaarten een goudmijn. Ze vormen vaak de ontbrekende schakel tussen bevolkingsregisters, burgerlijke stand en latere persoonskaarten. Juist daarom is het zorgelijk wanneer overheden lichtvaardig besluiten deze bronnen (nog langer) af te sluiten voor onderzoek. Het recente besluit rond de gezinskaarten in Veenendaal (link *1) is daarvan een pijnlijk voorbeeld.
Aanleiding is een bericht waarin burgemeester en wethouders hun verzoek aan de provincie toelichten om de openbaarheidstermijn van een aantal gezinskaarten te verlengen. Het gaat om negen inventarisnummers met kaarten waarop de namen van alle inwonende kinderen staan vermeld. Rechts op de kaart is bovendien de godsdienst genoteerd, een zogenoemd “bijzonder persoonsgegeven”.
Tot zover niets nieuws voor archivarissen of genealogen. De crux zit echter in de motivatie.
“Sommige van deze kinderen kunnen nog leven, aangezien ze in de jaren ’30 geboren zijn. Aangezien het lastig is om voor elke individuele kaart te verifiëren of de genoemde kinderen nog wel of niet leven, denken wij eraan meer recht te doen aan deze personen door een openbaarheidsbeperking van 100 jaar.”
Die ene zin legt het probleem genadeloos bloot. Niet het privacybelang staat centraal, maar het feit dat men het “lastig” vindt om extra werk te verrichten.
Privacy als excuus voor gemakzucht
Natuurlijk moet zorgvuldig worden omgegaan met persoonsgegevens, zeker wanneer het om mogelijk nog levende personen gaat. Maar dat betekent niet dat de meest rigoureuze – en voor onderzoekers meest schadelijke – oplossing automatisch de beste is.
Er bestaan namelijk wel degelijk alternatieven. Een relatief eenvoudige maatregel zou zijn om alleen die regels af te schermen (bijvoorbeeld met een zwart balkje) waarop personen staan vermeld die na 1924 zijn geboren. De kaart als geheel kan dan gewoon openbaar worden gemaakt, terwijl uitsluitend informatie over personen die minder dan 100 jaar geleden zijn geboren wordt afgeschermd. Het vergt wat tijd en aandacht, maar het resultaat is een verantwoorde én onderzoeksvriendelijke oplossing.
De ideale aanpak zou zijn om per persoon te controleren of deze is overleden. Dat is arbeidsintensiever, maar inhoudelijk de meest zuivere methode. Dat dit lastig is, komt mede doordat Nederland nog altijd geen (openbaar) nationaal overlijdensregister kent. Ironisch genoeg bestaat zo’n register wél, maar alleen tegen betaling via de private stichting Centraal Bureau voor Genealogie. Dat is wrang, maar geen reden om dan maar collectief het archief op slot te gooien.
Beperkt openbaar: niet ideaal, wel beter
Er is nog een derde optie: gezinskaarten “beperkt openbaar” maken. Dat betekent dat ze niet online beschikbaar zijn, maar – na toetsing door een archivaris – wel ingezien kunnen worden in de studiezaal. Het Erfgoedcentrum Zutphen past deze werkwijze bijvoorbeeld toe (link *2). Het is geen droomscenario voor onderzoekers, maar altijd nog beter dan een generieke verlenging van de openbaarheidstermijn van 75 naar 100 jaar.
Wat Veenendaal nu doet, is kiezen voor de makkelijkste weg: alles dicht, probleem opgelost. Formeel correct misschien, maar inhoudelijk armoedig.
Een gevaarlijk precedent
De echte zorg zit in wat dit besluit kan aanrichten. Als andere gemeenten het voorbeeld van Veenendaal volgen, dreigt een glijdende schaal waarbij privacy structureel wordt misbruikt als dekmantel voor bezuinigingen, personeelskrapte of simpelweg onwil. Voor genealogen betekent dat: minder bronnen, meer gaten in onderzoek en een groeiende afstand tussen archieven en hun gebruikers.
Archiefbeheer vraagt om afwegingen, nuance en vakmanschap. Wie bij voorbaat kiest voor “lekker makkelijk”, verzaakt die verantwoordelijkheid. En dat is niet alleen slecht nieuws voor stamboomonderzoekers, maar voor iedereen die het belang van toegankelijk historisch erfgoed onderschrijft.
link *1 https://www.derijnpost.nl/lokaal/politiek/1237612/langere-geheimhouding-op-persoonsgegevens
link *2 https://erfgoedcentrumzutphen.nl/ontdekken/ontdek/nieuws/243-gegevens-gezinskaarten-weer-online