Het verbaasde ons niet dat ook de Archieven een voorstander zijn van het direct zichtbaar krijgen van de door u gezochte scan, zeg maar het direct-to-scan principe. Maar we gingen wel wat te kort door de bocht vinden ze. Immers de door ons gewenste situatie vereist ook het nodige werk. Daar is niet altijd voldoende mankracht voor.
Wat is er aan de hand, wat zouden we -namens u- gerealiseerd willen zien? Al enige tijd ontvangen we klachten over het feit dat je zoekend bij een archief DTB-boeken tegenkomt, maar zelf maar moet uitzoeken waar de betreffende inschrijving waar je naar op zoek bent zich bevindt. Stel een index op zo’n boek wijst uit dat het om akte of inschrijving 360 gaat, maar de aangeboden link brengt je alleen maar naar het kaft van het boek. Je moet zelf maar uitvinden waar 360 zich bevindt. Dus begin je eens op b.v. pagina 50 te kijken welk aktenummer daar wordt vermeld op basis waarvan je een schatting maakt waar de door jouw gezochte akte zich ongeveer kan bevinden. Het kost nogal wat tijd om zo de benodigde akte te vinden. Dat vinden we niet alleen klantonvriendelijk, maar het is technisch ook niet nodig. Maar …
Het Utrechts Archief laat weten te ’streven naar een kwalitatief goede ontsluiting van de bronnen en presentatie van akten. Het is fijn dat een u met de archiefsector meedenkt en uw ideeën daarover deelt!’
Het Archief van Tholen echter stelt: ‘dat u wel erg gemakkelijk commentaar levert over de link naar de eerste pagina van een registerdeel en dat mensen zelf moeten zoeken naar de juiste pagina.’
Tholen kiest er vaak voor om het gehele deel beschikbaar te stellen i.p.v. niets. Het kost namelijk heel veel tijd om de link naar een pagina te maken. ‘Niet alle archieven hebben zoveel goede vrijwilligers dat ze tijd hebben om dat te regelen. Dus beter iets, dan niets is dan de keuze. In ons geval is dat ook zo en dient de gebruiker geduld te hebben.‘
Op termijn zal het Archief van Tholen alles aan een pagina koppelen, en dat is goed nieuws.
Ook de archivaris van het Regionaal Archief Nijmegen deelde onze mening. ‘Ook het linken naar of aanbieden van de specifieke scan van een akte (in plaats van een link naar een nog door te bladeren register/reeks van akten) geniet onze voorkeur. Waar mogelijk passen wij dit toe en zullen wij dit toepassen.‘
Het Zeeuws Archief geeft hier al verder in te zijn. ‘Aan het rechtstreeks aan indexen koppelen van de scans werken wij reeds sinds 2010; daarvoor hebben wij in de afgelopen jaren minimaal een fulltime medewerker vrijgemaakt. Het online ontsluiten van alle akten van de burgerlijke stand van Zeeland is echter een monsterklus (in totaal bezetten de akten van de burgerlijke stand in ons depot ongeveer 500 strekkende meter), die een groot beslag op onze capaciteit legt.’
Niet voor niets roept het Zeeuws Archief, net als andere archieven trouwens daartoe uw hulp in. Vervoeg u eens bij het archief bij u in de buurt en vraag waarmee u ze de helpende hand kunt bieden. Op die manier wordt dit proces versneld en ook aan deze ergernis een einde gemaakt.
Ook het Regionaal Archief Tilburg laat zich in gelijke bewoordingen uit en is zich bewust van de frustratie die het bij onderzoekers geeft als online niet de verwachte informatie gegeven wordt, de doorverwijzing naar de juiste akte op websites van archieven dus.
‘Wat betreft het doorverwijzen naar de juiste akten zijn vooral onze vrijwilligers zéér hard aan het werk om zoveel mogelijk akten aan namen te koppelen. Er resten ons nog een paar collecties die gekoppeld moeten worden. Dit is niet 1-2-3 klaar, maar de vorderingen gaan snel. We verwachten over een jaar of vier of vijf klaar te zijn met de laatste dtb's die nog gekoppeld moeten worden.
Dit werk wordt vooral door vrijwilligers gedaan. Hoe meer vrijwilligers, hoe sneller deze mammoetklus geklaard is. Er zullen archieven zijn die best nog wat vrijwilligers kunnen gebruiken. Een oproep hiervoor via uw kanalen naar uw achterban kan mogelijk leiden tot meer vrijwilligers?’
Conclusie
De conclusie is dat de Archieven wel willen, in veel gevallen er zelfs mee bezig zijn, maar dat het een tijdrovende klus betreft. Daartoe roept men uw hulp in. Dus contact het archief in uw omgeving en vraag hen of u een helpende hand kunt bieden. Op onze website vindt u een knop ‘Archieven’ gesorteerd per provincie.
