Wat zijn wij genealogen toch gezegend met sites als WieWasWie en Open Archieven. Toch moet niet worden vergeten dat het indexeren van allerhande akten (geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten) en DTB-registers (Dopen, Trouwen, Begraven) over het algemeen nog steeds handwerk is. Ofwel een mogelijkheid tot fouten. Fouten bij het interpreteren van soms zeer moeilijk leesbare akten/inschrijvingen en dientengevolge een verkeerd gespelde naam of datum in de betreffende index. Overigens is het gebruik van AI voor bijvoorbeeld handschriftherkenning ook niet foutloos. Gelukkig bieden platforms als WieWasWie en Open Archieven ons als gebruikers de mogelijkheid om correcties door te geven. Maar hoe effectief is dit systeem eigenlijk? En wordt er door archieven wel voldoende gedaan met de meldingen die gebruikers indienen?
Een gebrek aan actualiteit
Wanneer een onderzoeker een fout opmerkt en dit meldt, is het natuurlijk de bedoeling dat deze correctie op een redelijke termijn door het betreffende archief wordt verwerkt. Maar wat als een archief lang niet lijkt om te kijken naar de meldingen? Een notitie onder een gevonden akte als: ‘Deze gegevens zijn voor het laatst op 9 september 2014 door de bronhouder bijgewerkt’, wekt nou niet bepaald vertrouwen in de actualiteit van de gegevens en roept vragen op over de snelheid waarmee correcties worden doorgevoerd.
In Open Archieven wordt bijvoorbeeld aangegeven wanneer een foutmelding is gedaan. De melding blijft zichtbaar totdat het betreffende archief nieuwe gegevens aanlevert, wat doorgaans duidt op een correctie. Maar de praktijk wijst uit dat dit proces bij sommige archieven uiterst traag verloopt of zelfs volledig stagneert. Soms omdat het werkproces hiervoor niet is ingericht, soms simpelweg vanwege capaciteitsproblemen.
De rol van de archieven
Een groot probleem is dat sommige archiefinstellingen, waaronder het Nationaal Archief, moeite hebben met het verwerken van foutmeldingen. Dit komt omdat het controleren van een melding tijd kost: men moet de originele akte opzoeken, nagaan of de inzender gelijk heeft, en vervolgens de correctie doorvoeren. In sommige gevallen wordt zelfs gevraagd om het melden van fouten stop te zetten, omdat er simpelweg geen proces voor is ingericht.
Dit is een zorgwekkende ontwikkeling. De kracht van (digitale) archieven ligt juist in de mogelijkheid om informatie te verbeteren en toegankelijker te maken voor het publiek. Als correcties lang blijven liggen, of erger in het geheel niet worden verwerkt, dan verliezen deze platforms een belangrijk deel van hun waarde. En dat is voor ons genealogen toch moeilijk te verteren.
Een oproep tot actie
Archiefinstellingen zouden zich meer bewust moeten zijn van het belang van een actueel en correct digitaal archief. Dit betekent:
- Regelmatige controle van foutmeldingen. Wacht niet te lang met het oppikken van correcties, maar maak hier een vast onderdeel van het werkproces van. Anders gezegd: bekijk regelmatig de meldingen die door gebruikers worden gedaan.
- Transparantie naar gebruikers. Laat duidelijk weten wat er met een foutmelding gebeurt en binnen welke termijn deze wordt verwerkt.
- Samenwerking met platforms. Stem met partijen zoals Open Archieven en WieWasWie af hoe dit proces efficiënter kan worden ingericht.
Digitale archieven worden niet alleen door archivarissen gevuld, maar ook door een actieve gemeenschap van gebruikers. Hun bijdragen zouden serieus genomen moeten worden. Alleen zo kan een archief niet alleen een bewaarplaats, maar ook een dynamische en betrouwbare bron van informatie blijven.
Dus archieven, doe jullie best!
Frank D.P.M. Lether
