Met de komst van (personal) computers in de jaren tachtig begon er een revolutie op het kantoor. Er ontstond een virtuele, naast een fysieke werkelijkheid. Oudere archivarissen, zoals ik, zagen hun papieren archiefbescheiden in geautomatiseerde systemen verdwijnen en verloren daarmee de controle op de gegevens. Een ‘paperless office’ met één documentair informatiesysteem voor de hele overheid was in aantocht, zo ging het gerucht. Het is er niet van gekomen. Dat schreef Henk Frans, oud-bibliotheek- en archiefambtenaar te Den Haag van de week op de opiniepagina van Dagblad Trouw.

Ook woei er een neoliberale wind door de kantoren, die inzetten op privatisering en deregulering. Overheidsafdelingen haalden hun eigen geautomatiseerde systeem binnen, niet communicatief met andere systemen. Daardoor handelde de overheid niet altijd consistent. Om de weg te vinden in de grote toevloed van data, werden en worden algoritmes en profielen gebruikt.

*Heel symbolisch voor de ambtelijke wereld: allemaal ‘eigen’ geautomatiseerde systemen, die dus vanzelfsprekend niet communicatief en compatibel waren, en daarmee werd de basis voor chaos geschapen. Zeker toen de algoritmes (jaren na de millenniumwisseling?) werden – zoals uit deze tekst blijkt – volkomen willekeurig werden ingevoerd zonder dat de betrokken ambtenaren wisten wat ze deden. Dat dit op een drama moest uitlopen, lag dus al een poosje vast, maar de algemene onbekendheid van deze digitalisering maakt dat ons land – en vanzelfsprekend alle overheden binnen de EU – onvermijdelijk op chaos en wanbeheer afstapten. Geen bureau- , afdelings- en op ministerieel niveau chefs op DG-niveaus die aan de bel trokken. Het volgende kabinet wordt dus een kabinet van de reorganisaties.

*Maar overheidsbesluiten moeten weloverwogen en met redenen omkleed zijn. En daar gaat het vaak mis.*

Ook de archivaris, als ‘levend algoritme’, gebruikt profielen bij het inventariseren van een archief. Maar gevaren ontstaan als bij geautomatiseerde processen de menselijke toets ontbreekt. Signalen van bestuursrechtelijke misstanden moeten onverwijld de bewindspersoon bereiken.

*Dat gebeurde dus allemaal niet. De sector archivering is dus een ‘derde wereldterrein’ gebleven.

Wat te doen als de rapportage hierover blijft steken? Het komt nog wel eens voor dat problemen worden ontkend en dat klokkenluiders dan worden uitgestoten. De toeslagenaffaire laat zien dat gegevens regelmatig niet de juiste personen bereiken. Ook de dossierkennis in het parlement lijkt te wensen over te laten; Kamerleden doen hun ‘vondsten’ nogal eens in de (sociale) media.

De Archiefwet 1995 wordt, net als haar voorgangers, gebrekkig nageleefd; dit geldt in het bijzonder de digitale informatie. Of de gemoderniseerde Archiefwet 2021 (beoogde ingangsdatum 1 augustus 2021) uitkomst biedt, staat nog te bezien. De Algemene Verordening Gegevensbescherming als Europese verordening heeft namelijk voorrang op deze wet en bevat bepalingen over het verzamelen, wijzigen, raadplegen, bewaren en vernietigen van persoonsgegevens.

*Staan er sancties op vernietiging van persoonsgegevens? En hoe moeten die gegevens geïnterpreteerd worden in het kader van archivering; toch een ander thema dan privacywetgeving?

*Maar het vertrouwen in de rechtsstaat groeit alleen als de overheid grondrechten eerbiedigt en zich transparant gedraagt.*

De scheiding van de drie staatsmachten moet een digitale werkelijkheid worden. Ten eerste moet er een rijksdienst voor digitale informatiehuishouding komen. Zo vergroten we onze weerbaarheid in de digitale wereld en ondersteunen we lagere overheden. Daarnaast zijn de systemen waarmee de overheid werkt hard aan vernieuwing toe. Belangrijk is ook de vraag of het eeuwige bewaren van digitale bestanden in datacenters of e-depots wel zo duurzaam en milieuvriendelijk is.

*Deze slotpassage roept vragen op:

1. De openingszin, wordt er met “De scheiding van de drie staatsmachten” de trias politica bedoeld? Dat kan toch niet waar zijn omdat iedere overheidsdienst een de wettelijke verplichting heeft om te archiveren, als was het maar als standaardmiddel om logische en consistente beleidsstukken te produceren en af te leveren.

2. Dat er nog nooit aan een rijksdienst voor digitale informatiedienst is nagedacht, zoals uit dit citaat blijkt, is te bizar voor woorden en daaruit blijkt hoe slecht ook de Tweede Kamer het kabinet aan het controleren is, maar zij zijn alleen toegespitst op het schrijven van Kamervragen. Dus ook de Tweede Kamer maakt zich even hard schuldig aan het ontstaan van de huidige chaos. Dat zelfs de niet genoemde Belastingdienst met achterhaalde computersystemen werkt, zoals dat al beschreven is vanwege de toeslagenaffaire, was al te gek voor woorden.

3. De vraag of eeuwig bewaren van digitale bestanden in datacenters zin heeft, is tekenend voor de armoede die er binnen de ambtelijke diensten bestaan, want aangenomen mag worden dat intern verkeer/vragen allemaal digitaal worden aangepakt en afgehandeld, maar vanwege parlementaire enquêtes is het van essentieel belang dat ze gewaard blijven. Maar in vergelijking met papieren documenten nemen ze nauwelijks ruimte in beslag én er bestaat toch zeker een vast beleid voor het transport naar het Rijksarchief vanuit de archieven op alle niveaus van rijks-, provinciale- en gemeentelijke diensten? De laatste zin roept dus wel aparte vragen op.